TODO LO QUE DEBES SABER SOBRE LOS FORMULARIOS

RESUMEN DE LA UNIDAD II: ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

 GENERALIDADES: 

Concepto: Una forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón o cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.

 Contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos también instrucciones para ser llenada y utilizada. Una forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes.

 Importancia de las formas impresas: 

Las operaciones administrativas requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas, se utilizan formas impresas para simplificar la elaboración. Por lo tanto estás siempre ayudaran a simplificar los métodos de trabajo. 

Importancia en la actualidad:

 • Su contenido

 • La cantidad de uso 

• Su costo 

• Es el principal instrumento de los procesos operativos 

Situación actual en el uso de Formas: 

La gran cantidad que representan actualmente trae consigo graves dificultades para su control, lo que implica erogaciones consideradas en impresión y almacenaje. 

Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas: 

Coadyuva a la agilización de los procesos de trabajo, racionaliza el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas. 

Propósitos del Análisis, Diseño y Control de Formas: 

• Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan

 • Contar con el número de formas necesarias 

• Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo.

 • Establecer una clasificación

• Contar con un catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y sus características.

 • Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.

 • Economizar a través de la racionalización del uso y diseño

 • Controlar la calidad mediante la producción o compra. 

METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

 Determinación de la Factibilidad del Estudio: 

Se requiere de una investigación previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en cuenta:

 • El procedimiento que afecta: Como la cantidad de unidades administrativas que involucra, el número de operaciones y las formas que se emplean. 

• Recursos Humanos: Personal técnico necesario del área de Sistemas y Procedimientos

 • Recursos materiales para el diseño y reproducción: Volumen de formas manejadas en la institución y sus posibilidades económicas. Utilizando los servicios del personal de Sistemas y Procedimientos

. • Requisitos mínimos: Plantear la necesidad de verificar los requisitos indispensables en cantidad y calidad. Es muy importante también calcular el tiempo necesario para realizar el estudio.

 • Autorización: Indispensable contar con el apoyo de la dirección, remitiéndole una solicitud de intervención, haciendo mención del objetivo a alcanzar.

 INVESTIGACIÓN

 Recopilación de formas:

 Se deberán recopilar las muestras de todas las formas que se utilizan en cada una de las unidades administrativas. Es conveniente que se impriman con e nombre de la dirección, departamento, sección, etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una.

 Clasificación: Con ayuda del archivo, se clasificarán conforme a las necesidades de la entidad

 ANÁLISIS DE LAS FORMAS

 Fijación de Prioridades: 

Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 • Dependencias con problemas en las formas y sistemas 

• Dependencias que proporcionan un servicio directo a público 

• Dependencias con un elevado consumo de formas

 • Dependencias que disponen de un mayor número de empleados

• Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que emplean 

Análisis: 

Determinar las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de las que ya están en uso, es recomendable elaborar un cuestionario que sirva como instrumento de recopilación y análisis.

 Consideraciones de tipo funcional: 

• Identificación de la forma 

• Objetivo

 • Información que contiene 

• Estructura 

• Secuencia de datos

 • Copias que integran el juego

 • Tipo de forma 

Consideraciones de tipo de material:

 • Tamaño

 • Tipo de material 

• Color de tinta y de papel

 • Tipo de impresión

 • Carbonizado 

• Volúmenes y frecuencia de manejo

 Diseño de formas: Consiste en la elaboración de una forma tomando en cuenta:

 • La información recabada

 • Su objeto 

 • Fuente de información 

• Necesidades que la originan

 • Método de llenado

• Número de copias

 • Procedimientos en que intervendrá

 • Resultados finales que se han de obtener

 CONSIDERACIONES DE TIPO FUNCIONAL

 Información básica .

Deberá contener:

 • ¿Qué información se va a incluir?

• ¿Es importante dicha información? 

• ¿Cómo se va a utilizar?

 • ¿Por quién será utilizada? 

• ¿Cuándo será utilizada?

Título: 

Debe señalar el objetivo que se pretende alcanzar 

Secuencia de datos: 

Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:

 • La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo

 • Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue: 

o Identificación: titulo, nombre de la dependencia y código de la forma 

o Cuerpo: es la parte principal de los datos

o Aprobación: Firma que otorga validez

 o Instrucciones de llenado: al pie o dorso

 Espacios

 La forma debe contar con espacios suficientes, y se debe tomar en cuenta si ha de ser llenada a mano o a computadora. También se deben trazar líneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano. 

Número de copias

 Asegúrese de que las copias solicitadas sean realmente necesarias, deben estar sujetas a:

 • ¿Quién requiere la copia?

 • ¿Cuándo se necesita la copia?

 Tipos de forma 

La información y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de forma que se diseñará

 • De líneas: Su contenido es a base de datos fijos (letras) que van seguidos de una línea para ser ocupada por los datos. Sólo se usa cuando la información es mínima y debe ser llenada a mano preferentemente.

• De columnas: contiene varias columnas y renglones, se utiliza cuando los datos variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera. 

• De casillas: consiste en encerrar un dato fijo con un espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectángulo, llamado casilla. Se recomienda cuando la información es excesiva. 

CONSIDERACIONES DE TIPO DE MATERIAL 

Papel: El peso del papel, número de copias deseadas y la intensidad de manejo a que va a someterse la forma. 

Tintas: proporcionar un contraste adecuado con e color del papel, es recomendable usar solo un color ya que el uso de otras tintas de colores aumenta el costo. 

Tipo de letra: Tomando como base la legibilidad, se sugiere no usar más de dos tipos.

 Carbones: Existen dos maneras de obtener copias:

 •Papel carbón: es recomendable cuando se trata de formas que contienen datos y que se elaboran en gran volumen

 •Sustancias aplicadas al reverso de la forma: este sistema es e más costoso, sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias. 

CONTROL DE FORMAS

 Clasificación de formas:

 •Funcional: reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes 

•Por unidad administrativa: Facilita la identificación de las formas en uso de cada unidad.

 Elaboración del catálogo de formas: Deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una forma como: 

• Clasificación 

• Objetivo de esta

 • Cambios experimentados

 • Modelo vigente autorizado: autorizado por la máxima autoridad 

Control de formas en almacén:

 • Dar pronta atención a las requisiciones 

• Formular programas para abastecer

 • Establecer máximo y mínimos de existencias

• Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir 

Bibliografía: Universidad Centroamericana. UNIDAD II: ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS. Consultado el 22 de mayo de 2021: file:///C:/Users/mendo/OneDrive/Documentos/Escuela/Documentos/INFORMACI% C3%93N%20FINANCIERA/An%C3%A1lisis,%20dise%C3%B1o%20y%20Control %20de%20Formas_210521_201400.pd